Al giorno d’oggi, circa 13 milioni di cittadini dell’UE vivono in un paese UE diverso dal proprio. Secondo un sondaggio di Eurobarometro, il 73% dei cittadini europei ritiene che si dovrebbero adottare misure per migliorare la circolazione dei documenti pubblici tra i paesi membri. Capita spesso che i cittadini si lamentino delle lentezze nella burocrazia e dei costi da sostenere per ottenere un documento pubblico che sia considerato autentico in un altro paese dell’UE. Queste formalità, che richiedono molto tempo, sono eccessive e inutili e pregiudicano il godimento da parte dei cittadini dei loro diritti sanciti nei trattati ufficiali dell’Unione europea.
Dopo una serie di complessi negoziati con il Consiglio europeo, lo scorso 9 giugno il Parlamento europeo ha finalmente adottato un nuovo regolamento che mira a semplificare la circolazione di documenti pubblici all’interno degli Stati membri dell’UE. Il regolamento ha l’obiettivo di dimezzare le incombenze burocratiche e i costi per i cittadini nel momento della presentazione in uno stato UE di un documento pubblico emesso in un altro paese membro.
La nuova direttiva comprende diverse tipologie di documenti quali certificati, atti notarili, sentenze e documenti consolari. Le aree di riferimento ricoperto sono: nascita, morte, certificati di esistenza in vita, matrimonio, divorzio, separazione legale o annullamento, unioni registrate, rapporti genitoriali e parentela, adozioni, domicilio e residenza, nazionalità, assenza di certificato penale, diritto di voto, partecipazione come candidato alle elezioni municipali e al Parlamento europeo.
Con l’introduzione del regolamento appena approvato, entreranno in vigore alcune modifiche atte a eliminare una serie di procedure burocratiche: i documenti pubblici rilasciati in un paese UE dovranno essere accettati come autentici in un altro Stato membro senza bisogno della procedura di legalizzazione; sarà cancellato anche l’obbligo per i cittadini di fornire in tutti i casi una copia autenticata e una traduzione certificata dei propri documenti pubblici. Sarà possibile usare un modulo standard multilingue, disponibile nelle 24 lingue ufficiali dell’UE, da presentare come allegato al documento pubblico per evitare l’obbligo di traduzione; in tema di frodi, il regolamento introduce anche alcune tutele specifiche: se l’autorità ricevente ha dubbi sull’autenticità di un documento pubblico, potrà verificarla con l’autorità di emissione nell’altro paese tramite una piattaforma informatica già esistente, il Sistema di Informazione del Mercato Interno (IMI).
Nella fattispecie, se un’autorità nazionale avesse un ragionevole dubbio circa l’autenticità di un documento pubblico, sarà in grado di verificarne lo stato in collaborazione con l’autorità del paese dell’Unione che ha rilasciato il documento pubblico, utilizzando direttamente il sistema IMI. Una comunicazione più diretta e tempestiva tra le autorità dei paesi dell’UE permetterà dunque una più efficace prevenzione delle frodi. Inoltre, l’IMI sarà dotata di un database aggiornato che consentirà agli organismi amministrativi di confrontare i documenti presentati dai cittadini con i modelli nazionali precaricati nel sistema.
Da sottolineare il fatto che il regolamento riguarda soltanto l’autenticità dei documenti pubblici, vale a dire che gli Stati membri continueranno ad applicare le norme nazionali sul riconoscimento del contenuto e degli effetti dei documenti pubblici rilasciati in un altro paese dell’Unione. Dal momento dell’entrata in vigore del regolamento, gli Stati membri avranno due anni e mezzo di tempo per adottare tutti i provvedimenti necessari per consentirne la corretta applicazione.
Věra Jourová, Commissario per la Giustizia, i consumatori e la parità di genere: «Ci sono buone notizie per chi si sposta in un altro paese dell’UE ad esempio per studiare o lavorare. Spesso le procedure burocratiche per presentare un documento pubblico per potersi sposare o ottenere un lavoro nel paese in cui si vive sono lunghe e costose. Oggi abbiamo eliminato questi oneri burocratici per aiutare i cittadini a muoversi facilmente nell’Unione europea».
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